Chào mừng Khách ( Đăng nhập | Đăng kí )

» Chào mừng bạn đến với Cộng Đồng Nhân Sự HRL
» Nếu đây là lần đầu tiên bạn tham gia diễn đàn, vui lòng xem phần Hỏi/Đáp để biết cách dùng diễn đàn và trợ giúp khi không download được .
» Nếu bạn muốn xem tất cả các bài viết trong ngày có trên diễn đàn hãy click vào Bài viết trong ngày.
» Nếu bạn không download được tài liệu trên diễn đàn thì bạn chưa là thành viên của HRL, phải Đăng Ký trước rồi mới được download và gởi bài viết.
 
Reply to this topicStart new topic
> Cách thức soạn thảo Công văn
ngonuong
post Feb 20 2009, 09:15 AM
Bài viết #1


Thành viên quan tâm
**

Nhóm: Members
Bài Viết: 16
Cám Ơn(Được): 14
Gia Nhập: 02/09
Thành Viên Thứ: 10,423





CPO,CEO,CMO,CFO,CCO,MBA
1. Vai trò của công văn:

- Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

2. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
- Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.
- Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
- Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn (theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tướng).

3. Xây dựng bố cục một công văn:

Thông thường bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
+ Số và ký hiệu của công văn.
+ Trích yếu nội dung.
+ Nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi gửi.

4. Kỹ thuật soạn thảo công văn

Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:

- Viện dẫn vấn đề
- Giải quyết vấn đề
- Kết luận vấn đề

Dưới đây là cách thức soạn thảo từng phần.

Cách viết phần viện dẫn vấn đề:

Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.

Ví dụ: "… Năm học …… sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau …"

Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:

Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:

- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết.
- Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.

Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:

+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.

Cách viết phần kết thúc công văn:

Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).

Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.
Go to the top of the page
 
+Quote Post
Đã Có 1 Bạn Cám Ơn ngonuong Vì Bài Viết Này:
dungpham

Reply to this topicStart new topic
1 Người đang đọc chủ đề này (1 Khách và 0 Người Ẩn Danh)
0 Thành Viên:

 

.::Phiên bản rút gọn::. Thời gian bây giờ là: 19th December 2014 - 06:44 AM
Giới thiệu | Liên hệ | Điều khoản sử dụng | Hướng dẫn sử dụng
Giới thiệu
Eduviet

Offline III

Eduviet Corp đơn vị sáng lập, bảo trợ HRLink.vn

Khóa học Nhân Sự  photo tdnsnc_zps003fb20f.gifFanpage Tài Liệu nghề nhân sự Free

đào tạo nhân sự Khóa học TRẢ LƯƠNG THEO 3P VÀ HAY

ISO Online

Nghe nhan su chuyen nghiep
tuyen dung nhan suTuyển dụng nhân sự nâng cao




Đào tạo nhân sự₪  Giám đốc nhân sự₪  Nghề nhân sự₪  Tuyển dụng nhân sự₪  Hoạch định phát triển nhân sự₪  Mô tả công việc₪  KPI và BSC₪  Tiền lương₪  Lương 3P và HAY₪  ₪ Doanh nhân ₪ Cafe doanh nhân ,Tuyển dụng ₪ Thư viện công tác viên ₪ Việc làm₪ Công việc ₪ Nhà tuyển dụng ₪ Kiếm việc ₪  Tiền lương và đãi ngộ ₪  Nhân sự cho nhà quản lý ₪  Đánh giá nhân sự ₪  ₪  CPO CLUB ₪  ₪  ₪ Tâm thức CEO ₪  Business Networking Entrepreneur ₪ Ngân hàng, bảo hiểm ₪ 3P HAY, , Tu van du hoc, Du hoc Uc, Du hoc Singapore, Du học Mỹ, Du hoc Phap

Copyright © 2008 - 2012 by HRlink.VN
Email :contact@hrlink.vn
EduViet Coporation